個人情報に関する公表事項

株式会社ポラリファイ
個人情報保護管理者

1.当社に関する諸事項

・組織名称 :株式会社ポラリファイ
・住所   :東京都港区西新橋一丁目11番5号 新橋中央ビル6F
・代表者氏名:代表取締役 和田 友宏
・個人情報保護管理者:開発部長 松山 次郎



2.個人情報の利用目的について

株式会社ポラリファイ(以下、「当社」といいます。)は、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

  1. 業務内容 生体認証技術を利用した各種システム・プラットフォーム及び製品・サービスの研究・開発及び提供に関する業務
  2. 個人情報及び利用目的 <お客さまに関する個人情報>
      【個人情報】
          氏名、会社名、勤務先住所、勤務先電話番号、勤務先メールアドレス、
          本人確認書類画像および本人確認書類に記載の住所、顔の特徴点

      【利用目的】
    1. 当社サービスに関する重要なお知らせ等、必要に応じた連絡を行うため
    2. 調査・分析・アンケート実施による、サービス等の改善・新たなサービス等の検討
    3. 顔認証データによる本人確認のため
    4. 他の事業者等から本人確認書類保管業務等に関する個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため
    5. 当社サービス、連携する企業のサービスの各種ご紹介のため
    6. その他、お客さまとのお取引を適切かつ円滑に履行するため
    7. サービス利用規約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
    8. サービスの解約やサービス解約後の事後管理のため
    <従業員、採用応募者、退職者に関する個人情報>
      【個人情報】
       氏名、住所、電話番号、メールアドレス

      【利用目的】
    1. 当社の採用選考のため
    2. 従業者の雇用管理のため
    3. 退職者への情報提供及び連絡等のため
    <従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の特定個人情報>
    1. 当社が、法令に基づき、従業者・採用活動における内定者・外部有識者・株主等の個人番号を、 給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため

上記2のうち、保有個人データの利用目的を、※で示しています。


3.安全管理措置のために講じている措置

当社は、関係する法令およびガイドラインを遵守し、取り扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、必要かつ適切な措置(以下、「安全管理措置」といいます)を以下の通り講じてまいります。

(1)基本方針の策定
当社は、個人データの適正な取扱いを確保するため、基本方針として「個人情報保護方針(https://www.polarify.co.jp/privacy/)」を策定しています。

(2)個人データの取扱いに係る規律の整備
当社は、個人データの取扱方法、責任者・担当者およびその役割等について定める社内規程を策定しています。

(3)組織的安全管理措置
当社は、当社の組織体制における個人情報の取扱いに関する責任者として「個人情報保護管理者」を任命したうえで、個人情報保護マネジメントシステムを整備し、社内の個人情報保護に関する統制を実施しています。
また、安全管理措置に関する社内規程を従業員(契約社員・派遣社員を含みます)に遵守させ、従業員が法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は「個人情報保護管理者」をはじめとする責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。 さらに個人情報を取り扱う業務を委託する場合は、委託先に対して厳正な監督措置を実施し、委託先においても個人情報に関する安全管理措置が厳格に保たれるように監視を行っています。

(4)人的安全管理措置
当社は、従業員に対し個人情報の適正な取り扱いに関する教育・研修を定期的に実施しています。

(5)物理的・技術的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う区域において、従業員及び第三者の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む文書や媒体、機器等は施錠保管等の盗難防止措置を実施しています。また、個人データおよび個人データを取り扱う情報システムへのアクセス制御、コンピュータウイルス対策、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施しています。

(6)外的環境の把握
当社は、個人データを国内にのみ保管しています。


4.匿名加工情報の作成及び提供に関する公表事項

当社は、「個人情報の保護に関する法律」第2条第9項に定められる「匿名加工情報」の作成及び提供を行いません。


5.個人データの外国第三者への提供に関する公表事項

当社は、個人データを外国にある第三者に提供する必要がある場合には、各種法令に則り、適正な手続のもと提供を行います。ご本人の同意に基づいて提供をする場合には、ご本人に対して、可能な範囲で、当該外国の個人情報保護制度等に関する情報を提供します。
また、事後的に提供先の第三者が特定されたときには、ご本人のご要請に応じ、可能な範囲で追加的な情報提供を行います。


6.個人関連情報に関する公表事項

当社は個人関連情報を法令に基づき適切に取り扱います。クッキー(Cookie)等の具体的取扱内容については「本サイトのご利用にあたって」を参照ください。


7.開示、訂正等の手続きについて

当社は、ご本人からの保有個人データの開示、利用目的の通知、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止又は第三者提供の記録の開示(以下「開示等」という。)のご請求を受付いたします。

  1. 開示等の求めの申し出先
    1. 個人情報相談窓口
    2. ※問い合わせフォームよりお問い合わせください。
      https://www.polarify.co.jp/business/inquiry/
  2. ご提出いただくもの
    1. 個人情報 開示等請求書
    2. 本人確認のための書類(運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(表面のみ)等)
    3. 法定代理人の場合は、上記②に加え、法定代理権があることを確認する書類
    4. 任意代理人の場合は、上記②に加え、当社所定の委任状及び本人の印鑑証明書

    ※ご提出いただいた書類に、個人番号や要配慮個人情報が記載されている場合、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。 当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせていただきます。

  3. 手数料

    当該ご請求のうち、開示のご請求及び利用目的の通知を郵送でご請求いただく場合は、1回のご請求につき、520円(消費税込)の手数料をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。なお、郵送でご請求いただく場合は、振込み等により、手数料をいただきます。

開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、個人情報相談窓口までお問い合わせください。


8.個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について

当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

[個人情報に関する公表事項の内容についてのお問い合わせ先]
株式会社ポラリファイ  個人情報相談窓口
https://www.polarify.co.jp/business/inquiry/

[個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先](当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません)
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
  住所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
  電話:03-5860-7565
  フリーダイヤル:0120-700-779(※受付時間 平日9:30~12:00, 13:00~16:30)

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